Контекст
Большая компания, делает серьезные IT-продукты на собственной платформе. Продуктами ежедневно пользуются миллионы людей. Команда разработчиков собственной low-code платформы, двенадцать производственных команд, команда Ops и DevOps, команда клиент-менеджеров и команда менеджеров проектных, команда сервисной поддержки 1-2-й линии — без малого 130 человек в производстве.
Специфика
Работа по четкому ТЗ, agile-контракт с фиксированным объемом и стоимостью. Все сроки согласования и закупки — формализованы регулятором.
Исследуем ландшафт
Компания с развитой организационной культурой и agile-ценностями, попробовавшая много разных практик и подходов в организации производственных процессов. Последнее что внедряли — SAFe®. Перенедозашло — процент достижения целей спринтов 30-40%, процент достижения целей PI примерно такой же. End2End-цепочка вроде и прослеживается, но не формализована и не визуализирована. Фактически, единый контекст задается только 1 раз в квартал — на общекомандном планировании — Planning Increment. Начинают формироваться ART — поезда доставки ценности, но никто в компании не представляет четко — куда они едут и зачем. Метрики не пользуются доверием или в них нет потребности, оценка работы ведется в стори-поинтах или человеко-часах, причем часто они конвертируются друг в друга. Команды грустят — работы много, многое не успевают, аврал всегда под конец периода.
Начинаем
Мы начали работать в октябре 2023 года. Как раз перед последним общекомандным планированием и первая задача была как раз провести это планирование так, чтобы уложить всю оставшуюся работу по контрактам в последние три месяца года, выполнить и завершить ее. От бизнеса приходит уточненная, но объективно читаемая цель: обязательства по поставке со сроком до 31 декабря исполнить до 31 декабря.
Собираем бизнес-контекст — в единой структуре сводим всех стейкхолдеров и всю информацию о предстоящей работе, сроках, стоимости… Задача — понять все про предстоящий объем работы, задать ей границы и ответить на вопросы друг друга — чтобы не осталось ни одного участника, который не понимал бы что, зачем и в какой последовательности мы делаем в оставшиеся три месяца. Собрали, ужаснулись =)
Объем работы — большой: в системе больше 100 единиц работы по более чем 40 контрактам. Одна единица работы может занять два дня работы команды, а может — 2 месяца. У всех участников весьма скептическое отношение к возможности выполнить этот объем работы — буквально «Как это все мы успеем?»
Планируем
Разрабатываем механику проведения встречи по планированию. Убираем все, используемые ранее, ритуалы. Задача простая и одновременно сложная: в понятной, управляемой механике «подружить» 130 человек — больше 15 команд — вокруг работы. Подружить так, чтобы в результате все получили понятный и принятый план того, что нужно сделать: с задачами, сроками и зависимостями. Очный формат, 2 дня по 8 часов. Все делаем в единой доске Miro: команды декомпозировали контракты и тут же создавали запросы другим командам, если им нужен был внешний ресурс. Получили двухмерную матрицу. Взяли время на то, чтобы сразу дозавести недостающие задачи в Jira, наполнить их смыслом и связями.
Там, где объем работы не укладывался в производственную мощность команд, решали, что делать и у аккаунт-менеджеров сразу появлялся контекст для общения с заказчиками — уже можно было идти и договариваться о сдвиге сроков, но таких случаев было не много.
С планированием справились: получили осмысленные бэклоги и понятную структуру поставки ценности клиентам. Осталось дело за малым — выполнить по-максимуму всю работу. Формат проведения и механику планирования работы команды приняли воодушевленно: «Честно говоря, мы даже не думали, что получится это распланировать. Очень удобный формат!»
Делаю работу видимой
Определяю те команды, от которых зависит бóльшая часть итогового результата. Они одновременно являются и самыми нагруженными командами. Провожу с ними «сервисную археологию» — вместе выявляем назначение их сервисов, типологию единиц работ, узнаем лучше про то, что за работа, откуда и как приходит, каждому сервису проектирую канбан-систему — пока только необходимый набор: доска, единицы работы, явные правила. Заводим в систему работу и начинаем ей управлять. Не забываю про оставшиеся команды — без революционных изменений помогаю им справляться с объемом работы: точечно правлю производственные процессы, организую людей вокруг работы на регулярных встречах. Учу команды фокусироваться только на принятом к производству бизнес-контексте.
Итоги 2023
С начала работы прошло 3 месяца. Тот объем работы, который запланировали, сервисы выполнили на 92%. Компания вышла на новый уровень выручки. Увидели зарождающиеся здоровые процессы, но пока при неповторяемых результатах. Решили, что весь 2024 год будем поддерживать, развивать и укреплять успешные практики. Решаем пока сохранить межсервисные офлайн-встречи раз в квартал — не столько для планирования, сколько для освоения и примерки «на всех сразу» новых практик в организации работы и управлении ей.
Если знакомо
Если завал в работе такой, что не понятно — за что первым взяться, если клиенты начинают все чаще уточнять, когда они уже получат результат — напишите мне в Telegram, определенно, мы найдем решение.