Как организовать процессы, когда рухнуло все?

Контекст

Уничтожено или повреждено если не все, но критически важное, включая некоторые резервные системы и копии. Все внутренние и внешние связанные системы — скомпрометированы и поэтому всё отключено от интернета физически. Какие-то копии удается найти у клиентов, что-то есть в локальных не поврежденных хранилищах.

Как организовать процессы, когда рухнуло все? Иными словами —

Как справиться?

Понять масштаб

Что и в каком количестве и качестве утрачено? Утрачено совсем или повреждено? Подлежит восстановлению? Есть ли резервные копии? Если не у нас, то где еще могут сохраниться? В каких неочевидных местах могут «заваляться» нужные резервные копии? Какие компетенции нужны для восстановления систем? Каких не хватает? Эти компетенции есть внутри компании или нужен внешний подрядчик? Вопросов много. Чем больше ответов, тем понятнее масштаб происшествия.

Создать эффективную среду

Все мобилизованы, у всех стресс, поэтому первое, что важно сделать — создать комфортную рабочую среду: минимум отвлечений, максимум вовлечения — если нужна еда, она должна быть в свободном доступе. Чай, кофе, пончики, плюшки, бутерброды, сендвичи, горячие обеды, ужины и завтраки, сигареты... Все, что нужно людям, устраняющим проблему, должно быть. Если нужна круглосуточная работа в офисе — создаем зону отдыха, где можно нормально поспать час-полтора-два. Если люди живут на работе и работают сутками — выделяем комфортное время и место для встречи с близкими. 

Сделать работу явной

Канбан-доска

На стене, на единственном компьютере, на полу — где угодно, чтобы это было удобно — собираем Канбан-доску. Это может быть одна общая доска, если людей не много и они могут заменить друг друга. Или несколько досок — под каждый сервис: инженеры, разработчики, ГИПы, ПМы, бухгалтерия, юристы и другие. Задача: выгрузить сейчас в нее всю работу, что есть в текущем контексте. Количество стадий может быть любым — от примитивных «Сделать — В работе — Готово», до отражающих специфику работы конкретного сервиса, команды или отдела.

Карточки задач

Карточки задач — это единицы работы. Той работы, которая считается работой в данном контексте — для достижения минимально жизнеспособного результата: «восстановить систему Х из бэкапа», «запустить сервер N», «пересобрать проект региона N». Вся работа выгружается в карточки, карточки выгружаются на доску. Важно быстро и максимально наглядно спроектировать карточку, чтобы она отражала максимум полезной информации. Мы, например, печатали на карточках подзадачи и обозначали цветными клеящимися точками статусы этих подзадач и статус готовности карточки на текущем этапе. Так, при взгляде на доску, сразу было понятно, что уже сделано с этой единицей работы и что предстоит.

Критерии взятия в работу

Здесь важно договориться о том, как все понимают: «Почему именно над этой задачей сейчас начинается работа?» Потому что есть свободные руки ей позаниматься и необходимые компетенции. Потому что она важнее других: самая дорогая, самая дорогая и простая, самая быстрая и дорогая. Под «дорогая» здесь понимаются не только деньги, но и все измеримые ресурсы — потерю репутации, в итоге, тоже ведь можно измерить.

Управлять работой

Планерка утром возле доски для всех — проходим справа налево, принимаем решения о работе: как, кто, какими усилиями может продвинуть текущую карточку задачи к результату. Какой ресурс ему для этого нужен. В течение дня информация на доске дополняется: карточки перемещаются, в них отражается актуальная информация. У нас актуализацией доски и карточек занимались Проектные менеджеры.

Если работа по восстановлению круглосуточная, то нужна такая же планерка вечером у доски. Для всех. Здесь важно четко передать статус и результат работы дневной смены — вечерней.

Делать работу

Ограничить многозадачность. Один исполнитель — одна задача в единицу времени. Не начинаем новую задачу, пока не завершили текущую. Важно договориться о тех 80% результата, которых достаточно для минимальной жизнеспособности. Оставшиеся 20% скорее всего никогда не принесут какой-либо экстра-пользы.

Выжили

Это уже отличная новость. Сохранили и восстановили важную часть бизнеса — систем, проектов, контактов, релизов, кода, чертежей, рендеров...

Что дальше?

А дальше начинается самое продуктивное время — адаптация процессов и цифровая трансформация. Время «сервисной парадигмы» и «сервисной археологии». Время восходящего и нисходящего потока работы. Время ограничения незавершенной работы и межсервисного масштабирования. Время перехода к устойчивости.